カフェで使えるクラウド会計ソフトなどのネットサービス

オーラ!小さなカフェを開業・経営する方を応援する「カフェナレッジ」のエスカーニョです。

本日は、カフェの経営に役立つインターネットサービスをピックアップします。言うまでもなくインターネットの世界はどんどん進化しています。なかにはこれで無料で利用できるの?といったサービスも少なくありません。せっかくなので臆することなく、そういったものは使っていきましょう。今回はバックオフィスとして使えるものを列挙しますね。

フリーメール

Gmail

当たり前ですが携帯のメールアドレスだけではビジネスに支障が出ることがあります。法人レベルだと独自ドメインのメールアドレスが欲しいところですが、個人の小さなカフェであればフリーメールで十分です。

フリーメールはダントツにGmailをお薦めします。パソコンからでもスマートフォンからでもメールを簡単に見れ、保存容量が15GBもあり、迷惑メール対策もしっかりしています。なんといっても、グーグルのアカウントを一つ持っていたら、GmailだけでなくGoogle+を利用できたり、Youtubeへの動画アップができたり、後述するGoogle Driveなどをまとめて使えるのが便利ですね。

グーグルアカウントの作成はこちら

クラウドストレージ

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、エクセルやワードや画像ファイルなどをクラウド(インターネット)上にあるデータセンターに保存するサービスです。もしあなたのパソコン上のデータが紛失しても、クラウド上にあれば被害を免れます。

クラウドストレージサービスには無料版と有料版があります。無料版でも数GBレベルのデータが保存できるものが沢山あり、無料版で十分でしょう。幾つものクラウドストレージが存在しますが、こちらもグーグルのGoogle Drive(無料版)で良いと思います。もし容量が足らなくなった場合はDropboxなどの別の無料版のクラウドストレージを使いましょう。

Google Driveの説明はこちら

補足として、写真画像は重たいので保存していたら容量が急速に減ってしまいます。しかし、カフェを経営している以上、写真を撮ることは頻繁にありますよね。この解決策の一つとして写真共有SNSの「Instagram」をおすすめします。無料です。このサービスを使えば、1)カフェの販促ができ、2)写真の加工が容易にでき、3)画像データはInstagramのサーバーにアップできます。一石三鳥ですね。

Instagramの使い方はこちら

クラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトは、私がカフェのオーナーをしていた時には存在していませんでした。会計ソフトを購入し、パソコンにインストールして仕訳を入力するという流れでした。

インストール型に対しクラウド会計ソフトの最大のメリットは、消費税率の変更などの法令改正があった時に自動でバージョンアップしてくれるところでしょう。間違って税務申告してしまったということが防げます。

下表(H.27.6.27現在)のとおり、ほとんどのサービスでは質問サポートがあります。はじめは、この経費はどの勘定で仕訳すれば良いかな?と戸惑うことがよくありますから重宝すると思います。

なお、無料と謳っていても、期間限定など制限があって、有料版でないと本格的に利用できません。月々の料金は千円程度です。これを安いと見るか高いと見るかですが・・、自分でしたら使いますね。

そして、決めるときは、クレジット決済サービスやPOSレジとの連携の兼ね合いも考慮すると良いと思います。私でしたら・・、『「手数料3.25%と激安のSquare」と連携できる「リクルートが運営する初期費用・月額費用が無料のAirレジ」』と連携ができる「MFクラウド確定申告」を採用します。

サービス名 無料版仕様 料金 サポート
Crew 1ヶ月間 500円/月(個人事業主) あり
やよいの青色申告オンライン 2ヶ月間 720、1,080円/月(※年払) あり(高額プランのみ)
MFクラウド確定申告 月間仕訳15件まで 800円/月 あり
freee
データ保存期間1ヶ月間 980円/月(個人事業主) あり

仕訳の前にこういった本を一度読んでおくと、こんなものまで経費になるのかーというのが分かって面白いですよ。節税の一歩に。

編集後記

インターネットサービスは、何重ものバックアップシステムを組んでいてパソコンのハードディスクより、よほどデータの消滅リスクは少ないという話を聞きます。しかし、何かあっても無料サービスの場合は保証がつきません。経理関係などの作り直しができないデータについては、DVD-Rに焼くなど別の形で定期的にバックアップをとっておくことをおすすめします。

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